简短答案
发票是付款请求，收据是付款已完成的证明。企业通常在付款前发送发票，在收到付款后提供收据。
两种文件可能包含类似信息，但它们在账单流程中的作用不同。
快速对比
| 文件 | 主要用途 | 通常时间 | 常见状态 |
|---|---|---|---|
| 发票 | 请求付款 | 付款前 | 未付、部分付款或已付 |
| 收据 | 确认付款 | 付款后 | 已付 |
| 已付款发票 | 显示付款请求已结清 | 付款后 | 已付 |
什么时候使用发票
当客户因工作、产品或服务欠款时，应使用发票。发票应显示提供了什么、应付金额、到期日以及客户如何付款。
发票常见于自由职业者、代理机构、顾问、承包商、批发商，以及任何先交付后收款的企业。
什么时候使用收据
收到付款后使用收据。收据记录买方在某个日期支付了某个金额，通常对应某张发票、产品或服务。
收据适合客户留存、报销、税务记录和内部记账。